Czy można kserować dowód osobisty?

Dowód osobisty to dokument, który wymagany jest przy wielu formalnościach w życiu codziennym. W art. 4 ustawy o dowodach osobistych znajdziemy informację, że jest to dokument stwierdzający tożsamość i obywatelstwo. Stąd też jego popularne zastosowanie przy dopełnianiu formalności. W takim razie, czy jeśli zostaniemy poproszeni o przekazanie dowodu w celu wykonania ksera powinniśmy się zgodzić? Czy banki kserujące dowody osobiste robią to zgodnie z prawem? Albo czy pracodawca wykonujący kserokopię może tego w ogóle dokonać? Zastanówmy się więc, czy kserowanie dowodów osobistych jest legalne, czy raczej dozwolone w określonych sytuacjach? 

Czy kserowanie dowodu osobistego jest legalne? 

Dowód osobisty to swego rodzaju dokument, zawierający podstawowe informacje osobiste. W dowodzie znajduje się:

• imię i nazwisko
• PESEL
• data urodzenia
• płeć
• imiona rodziców
• własnoręczny podpis.

Powyższe dane to informacje osobowe, które uznawane są za wrażliwe i powinny być chronione, a ich przetwarzanie musi przebiegać w określony sposób. Z ustawy o dowodach osobistych, Art. 79 wynika, że:

“Kto:

1. uchyla się od obowiązku posiadania lub wymiany dowodu osobistego,
2. zatrzymuje bez podstawy prawnej cudzy dowód osobisty,
3. nie zwraca dowodu osobistego w razie utraty obywatelstwa polskiego,

podlega karze ograniczenia wolności albo karze grzywny.”

Punkt 2 przytoczonego artykułu wskazuje, że zatrzymanie cudzego dowodu osobistego nie jest zgodne z prawem. Tym samym, często praktykowane przekazywanie dowodu w zastaw w zamian za np. wypożyczenie różnego rodzaju sprzętów, jest niezgodne z literą prawa. Zdarza się, że kserokopie takich dowodów tożsamości trafiają w ręce do niewłaściwych osób. W takich przypadkach dokumenty mogą zostać wykorzystane np. w celu wyłudzenia kredytu czy wykorzystane do stworzenia tzw. dowodu kolekcjonerskiego.  

Natomiast jeśli chodzi o zatrzymanie kserokopii dowodu osobistego, sprawa wydaje się bardziej skomplikowana. Orzecznictwo stanowi, że samo kserowanie dowodu jest czynnością techniczną, która nie podlega karze. Jednakże kserowane powinny być elementy, które potrzebne są do skonstruowania i zawarcia danej umowy. Przetwarzanie danych bezpodstawnie jest już nadużyciem. Tym samym, jeśli uzyskanie konkretnych informacji inną drogą niż wykonanie kserokopii nie jest możliwe, wymagane jest zakrycie lub zamazanie danych zbędnych w przypadku realizacji danej umowy. 

Czy bank może kserować dowód osobisty? 

W przypadku kserowania dowodów osobistych warto jednak znać wyjątki, które możesz napotkać w codziennym życiu. A wyjątkiem w przypadku legalności kserowania dowodów są wspomniane wcześniej banki. Na mocy art. 112b ustawy Prawo bankowe, który brzmi: Banki mogą przetwarzać dla celów prowadzonej działalności bankowej informacje zawarte w dokumentach tożsamości osób fizycznych. Jednakże wykonanie ksera dowodu jest możliwe tylko w przypadku wykonania niezbędnych czynności bankowych (np. uruchomienie rachunku bankowego, udzielenie kredytów). Niedozwolone jest kopiowanie dowodu osobistego w celach marketingowych czy powiązanych z wszelkimi formami promocji. 

Czy wykonanie ksera dowodu osobistego przez pracodawcę jest legalne? 

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych to instytucja, wedle której kserowanie dowodu osobistego przez pracodawcę narusza ustawę o ochronie danych osobowych, ponieważ istnieje prawdopodobieństwo wykorzystywania informacji wychodzących poza te wymagane do sporządzenie umowy. 

Art. 22(1) § 1 Kodeksu pracy wskazuje, że danych osobowych, których pracodawca może żądać od pracownika, to: imię i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Pracodawca może również poprosić o podanie innych danych osobowych, potrzebnych do przyznania świadczeń pracowniczych. 

Wszelkie informacje mogą zostać przedstawione przez pracownika w formie oświadczenia.  Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania tych informacji, także w formie kserokopii dowodu, jednakże jest to ostateczność. W tym przypadku pracodawca powinien zasłonić informacje, które nie są potrzebne w procesie rekrutacyjnym i w przypadku dopełnienia wszelkich formalności. Dane, które nie powinny być przetworzone przez pracodawcę to: płeć, wiek, wzrost. 

Czy kserowanie dowodu osobistego jest zgodne z RODO?

Kwestią, którą warto przytoczyć jest również zasadność żądania kserokopii dowodu osobistego w świetle przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Zasada minimalizacji danych (art. 5 ust 1 pkt c RODO) podkreśla fakt, że możliwe jest zbieranie i przetwarzanie tych danych osobowych, które są niezbędne w danej sytuacji. Oznacza to, że dane dowolnie określone przez administratora nie mogą być przetwarzane. Administrator będzie odpowiedzialny za udowodnienie, że określone dane są mu niezbędne do osiągnięcia celu. Tym samym, RODO w klarowny sposób nie określa legalności samego procesu kserowania dowodu osobistego, jednak to powyższa zasada jest tą, którą powinno się kierować w takich sytuacjach. 

Kryminalistyka – dziedzina zajmująca się badaniem dokumentów

W razie wszelkich nieścisłości, które mogą wyniknąć w przypadku kradzieży i fałszerstwa dokumentów Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego przeprowadza szereg badań, które pozwalają na ustalenie technologii sporządzenia dokumentów oraz wskazania sprzętu, na jakim doszło do fałszerstwa. Szereg ekspertów dokonuje również identyfikacji osób na podstawie pisma ręcznego, diagnozy podpisów oraz osób fałszujących podpisy. Aby zostać specjalistą w zakresie identyfikacji fałszerstw należy skończyć studia z zakresu kryminalistyki. Podczas 3 letnich studiów na kierunku kryminalistyka poznasz techniki śledcze, dowiesz się jak tworzyć profil przestępcy i w jaki sposób zabezpieczać miejsca zbrodni czy badać poszlaki. Jeśli taka tematyka jest Ci bliska, rozważ studia w Wyższej Szkole Prawa.